Как правильно составить список товаров по отказному письму на Wildberries

Если вы работаете с платформой Wildberries и столкнулись с необходимостью вернуть товар или списать его, важно правильно оформить список товаров по отказному письму. Это поможет избежать ошибок при возвратной накладной, ускорить процесс возврата поставщику или оформления бракованной продукции. В этой статье мы подробно разберем, как грамотно составить такой список, какие реквизиты указать и как избежать типичных ошибок.

Зачем нужен список товаров по отказному письму?

Отказное письмо — это официальный документ, который подтверждает intent (намерение) вернуть товар или списать его по причине брака, некондиционного товара, неликвидов или других обоснованных причин. Список товаров прилагается к этому письму и должен содержать:

• Артикулы и наименования товаров;
• Количество единиц;
• Причины возврата или списания;
• Документы, подтверждающие дефект (фото, акты, протоколы).

Без корректного списка Wildberries может отклонить ваш запрос, что приведет к задержкам в обработке или дополнительным проверкам.

Шаг 1: Сбор информации о товарных остатках

Перед тем, как составлять список, проведите инвентаризацию на вашем складе или в логистическом центре. Важно выявить:

• Товарные остатки — реальное количество товара на складе;
• Остатки на складе, которые нельзя продать (например, неходовые товары);
• Брак или дефектные изделия;
• Товар с истекшим сроком годности;
• Некондиционный товар, который не соответствует стандартам качества.

Для этого используйте данные из учетной системы, номенклатуру и товарную номенклатуру. Если у вас нет автоматизированной системы учета, проведите ручную проверку с помощью товарных накладных и складских остатков.

Если вы работаете с товарным ассортиментом Wildberries, сверьте данные с их системой, чтобы избежать расхождений.

Шаг 2: Классификация товаров для возврата или списания

В зависимости от причины возврата или списания, товары делятся на несколько категорий:

Категория товара	Причина	Документы для подтверждения
Бракованная продукция	Дефекты при производстве или транспортировке	Фото, акты брака, протоколы проверки
Некондиционный товар	Несоответствие стандартам качества	Сертификаты, акты экспертизы
Неликвиды	Товар не пользуется спросом	Отчеты по продажам, аналитика
Товар с истекшим сроком годности	Истечение срока реализации	Акты списания, фото с указанием даты

После классификации составьте список с указанием причины для каждой позиции. Это облегчит процесс оформления возврата и ускорит обработку запроса Wildberries.

Шаг 3: Формирование списка товаров

Список должен быть структурирован и содержать следующие данные:

1. Артикул и наименование товара;
2. Количество единиц;
3. Категория товара (брак, неликвиды и т.д.);
4. Серийный номер или партия (если применимо);
5. Причина возврата или списания;
6. Дата поступления на склад;
7. Дата выявления дефекта или неликвидности;
8. ФИО ответственного лица и подпись.

Пример структуры списка:

Артикул: WB123456
Наименование: Футболка мужская черная
Количество: 50 шт.
Категория: Брак (дефект кроя)
Причина: Несоответствие образцу
Дата поступления: 15.03.2024
Дата выявления: 20.04.2024
Ответственный: Иванов И.И.
Подпись: ___________

Если вы возвращаете товар поставщику, укажите его реквизиты и приложите возвратную накладную. Для списания потребуется акт списания, который оформляется в двух экземплярах.

Шаг 4: Оформление документов для Wildberries

После того, как список составлен, подготовьте следующие документы:

• Отказное письмо — официальное обращение с указанием причин возврата или списания;
• Список товаров с подробным описанием;
• Подтверждающие документы (акты, фото, сертификаты);
• Возвратная накладная или акт списания;
• При необходимости — отказное письмо от поставщика (если товар возвращается им).

Wildberries может запросить дополнительные документы, поэтому будьте готовы предоставить их в короткие сроки.

Шаг 5: Отправка документов и контроль процесса

Отправьте пакет документов через личный кабинет Wildberries или по электронной почте, указанной в договоре. После отправки:

• Проверьте статус заявки в личном кабинете;
• Подготовьте товар к возврату (упакуйте, промаркируйте);
• Дождитесь подтверждения от Wildberries;
• Следите за сроками обработки (обычно это 3-7 рабочих дней).

Если Wildberries отклонила ваш запрос, уточните причину и предоставьте недостающие документы.

Частые ошибки при оформлении списка товаров

Некоторые продавцы допускают типичные ошибки, которые приводят к задержкам или отказу в возврате:

• Отсутствие артикулов или неверные данные;
• Неполный перечень причин возврата;
• Отсутствие подтверждающих документов;
• Ошибки в оформлении возвратной накладной;
• Несвоевременное предоставление документов.

Чтобы избежать этих проблем, тщательно проверяйте каждый пункт перед отправкой.

Как наш сертификационный орган может помочь вам с оформлением возвратов и списания?

Если у вас возникают сложности с оформлением списка товаров по отказному письму, наши специалисты готовы оказать профессиональную помощь. Мы являемся ведущим органом сертификации в России и специализируемся на сертификации по государственным и отраслевым стандартам. Наши услуги включают:

• Помощь в составлении списка товаров для Wildberries;
• Оформление актов списания и возвратных накладных;
• Подготовка отказных писем и сопроводительных документов;
• Консультации по вопросам возврата бракованной продукции и неликвидов;
• Оперативное оформление сертификатов соответствия, если это требуется для вашего товара;
• Гарантия быстрых сроков исполнения — мы работаем оперативно и без задержек.

Наш сертификационный орган работает по всей России и предоставляет комплекс услуг «под ключ». Если у вас остались вопросы, отправьте запрос на бесплатную консультацию, и наши эксперты помогут решить вашу задачу в кратчайшие сроки.

Составление списка товаров по отказному письму для Wildberries требует внимательности и тщательной подготовки. Убедитесь, что у вас есть все необходимые документы, данные о товарных остатках и причины возврата или списания. Если вам нужна помощь в оформлении, обратитесь к профессионалам, и ваш запрос будет обработан максимально быстро и корректно.

Не рискуйте своими средствами — доверьте этот процесс специалистам, чтобы избежать ошибок и сэкономить время.

Автор: Алексей Романов, Эксперт по внедрению и сертификации систем менеджмента ISO

Проверено: Ирина Белова, Аудитор систем менеджмента качества